Referat af bestyrelsesmøde d. 08.02.2024

Formålet med møde var at forventningsafstemme, men da der var en række udforudsete udfordringer, ændrede vi målet til at gøre status over foreningens aktiviteter.

Firefly kører og bliver afviklet snart. Det er selvkørende, hvilket gør at bestyrelsen ikke vil gøre mere ved det. Der er et ønske om, at Vannadon bliver mere tydelig i forhold til arrangementet i reklameøjemed. Aske tager kontakt for at undersøge mulighederne.

Drachenfest turen er også selvkørende. Der er snak om behov for indkøb af køkkengrej. Vores telte har det ikke alle sammen så godt, og de skal derfor repereres. Der er bestilt materialer til dette. Aske står for at arrangere en dag, hvor vi sætter teltene op og får gennemgået tilstanden.

Skum live: Lars har været god til at hive folk til og der er et ønske om at det er noget der kunne være mere fokus på. Dette er en udfordring, da Skum Live har været et privat arrangement gennem rollespilsgruppen Køterne og som udgangspunkt ikke et offentligt event. Det bliver taget videre om der kunne laves en form for samarbejde.

Tirsdagsholdet kører ret meget selv også. Vi har et ungehold som godt kunne bruge flere spillere under 18 år og så har vi et tomt lokale. Jannik vil lave noget reklame over Facebook.
Tirsdagsholders økonomi tages op ved næste møde, der er flere forslag på spil, ift. tidligere vedtaget beslutninger:
- Skal en GM have et X antal beløb pr. spiller
- Skal der fortsættes med at være en pulje
- Der er forslag om at sælge ud i gamle bøger og materiale, som ikke bruger brugt, og så bruge de penge på at købe nyt.

Der er et VannaCon på vej.

Vi har et samarbejde med Chop Con, hvor vi har nogle medlemmer der tager ned. Derudover benytter vi hinanden som reklame baser.

Wargaming kører også og de kører også selv.

Bifrost har tilbudt at holde kurser med fokus på pædagogisk rollespil med en pris på 1500-2000 kr. pr. deltager. Tanken var, at Vannadon skulle skaffe deltagere og ligge lokation til.
Bestyrelsens tanke var at det skulle tilbydes GM´ere. Bestyrelsen udtrykker, at prisen er meget høj.
Alternativt  bliver der foreslået, at man kunne betale for benzin/transport til nogle af de gratis events som bifrost holder.
Et andet alternativt er, at finde en anden som vil kunne lave kurset. Aske har en kontakt som han tager fat i.

Hjemmeside: Sif skaffe kode til hjemmeside, så vi kan få lagt referater op.

Forventningsafstemning ift. mødestruktur: Der er snak om et 14-dags eller 3 ugers møde, men det er svært at tale for de manglende bestyrelsesmedlemmer så beslutningen udsættes. Aske står for at planlægge næste møde.

Aske er mail-ansvarlig. Der skal være mere fokus på, at folk får hurtigt svar på mail, så medlemmerne ikke tror at de skriver til et sort hul.

I forhold til børneattester er det Martin, der indsamler dem med støtte fra Jannik.

Vi skal bruge flere sværd (10) og buer (2) til når der skal arrangeres events, da dem vi har er dødende og vi mangler.
Fokdal tager i Faraos i weekenden, da de har tilbud og køber sværd. Der afsættes 6000 kr. til køb af 10 sværd. Det er forstået af vi ønsker lav vedligehold og holdbarhed for pengene.

Der har ved den tidligere bestyrelses været ønske om køb af en bog i ledelse. Den købes ikke.

I forhold til vedtægtsændringer, der skulle have været oppe på generalforsamlingen, så skriver Andreas til den tidligere formand Peter for at høre hvilke vedtægtsændringer han har.

Den tidligere bestyrelse har lavet mission statement som skal lægges op på hjemmeside. Sif gør dette. Vi opdatere ikke mission statementet.

I forhold til kæmpes forslag om hvad man kan give medlemmer for godt arbejde er det jurdisk ca. 1500 kr. årligt.

Bestyrelsen vil gerne invitere ildsjæle ud at spise. Hvordan dette skal implementeres skal udarbejdes. Man vil også hædre dem som har givet en ekstra indsats.

Der skal søges aktivitetstilskud senest 1. marts. Vi skal derfor have rusket i de medlemmer som ikke har meldt sig ind endnu. Martin kigger på ansøgningen. Derudover kigger hun på hvilke fonde der kunne søges yderligere tilskud fra og Aske kigger på at få lavet udkast til ansøgning til disse. Der er søgt én fond.