1.Referent: Helle

2.Dirigent: Aske

3.Formandens beretning:
I løbet af 2019; har vi haft en masse aktiviteter.
Vi afholdte 61 aktiviteter i løbet af 2019 og (10 workshops.) afholdt fl ere aktiviteter end vi har gjort længe.
Tak til alle der har gjort en indsats i 2019. Vannadon er blevet større, der er pt. 36 PnP spillere og vi har samlet 44 tilmeldte medlemmer alledere i år.

4.regnskab
27 maj fi k Simon adgang til kontoen, det har været svært.
Alle udgifter og indtægter er med.
I år har vi overskud på 49.000kr
Det skyldes fl ere medlemmer og en stor donation fra Køge Marina.
Vi er ikke glade for mobilepay. Vi mister en del på små afgifter. Men det gør det lettere at betale og er bedst for os. Borset fra VannaCon hvor beløbene er så små at vimister 20% af vores indtjening.
DrachenFest har for første gang været ind over foreningens konto.
Det er foreningens bedste budget nogen sinde.
Elforbrug for 3D printer skal vi lige have styr på og dækket, så det ikke bliver en udgift dækket af de privat personer der printer til foreningen.
Fremadrette har vi et kviteringsformat, der skal udfyldes, hvis det ikke er muligt af få en alm kvittering.

5.
5.1 indkøb af nyt telt- Aske
Vi kunne godt bruge et telt mere når vi er afsted som stor gruppe. Romersk mandskabs telt pris 5,5000kr (med forsendelse) dækket af foreningen. Forslaget ervedtaget.
5.2 Tilskud til DrachenFest - Aske
3.000kr buffer til uforudsete udgifter. (Der er en buffer i forvejen i form af private indbetalinger)
Forslaget er vedtaget
5.3 Afskaffelse af medlemskort - Aske
Hvem har glæde af kortene?
Vi spare på miljøet og tid.
Forslaget er vedtaget.
5.4 tilskud til PnP - Jannik
Vi magler fl ere bøger, gm-skærme, fi gurer og opbevarings kasser dertil.
Kassen gør det også let at låne fi gurer og tæring. 5.500kr i tilskud til indkøb. (Udover de 2.500kr der ligger årligt)
Forslaget er vedtaget
5.5 medlemsskab af Bifrost - Jannik
Der blev talt om det sidste år men ikke besluttet, den kommende bestyrelse melder os ind. Det koster 400kr
Forslaget er vedtaget
5.6 nyt lokale eller mulig opbevarings løsning - Jannik.
Vi kan lige nu ikke få mere plads på skolen, men Jannik vil undersøge at skaffe mere plads i form af rummet under trappen på skolen.
Lokalet i Karlemosen bliver muligvis snart opsagt, så vi skal fi nde et alternativ til det. Hvis vi skal låne et lokale af Køge kommune, er det ikke muligt at få et lokale derkun er tilgængeligt for vores forening. Jonas vil undersøge om vi kan leje lokale ved dem. Kan vi få lokale tilskud fra Køge kommune. Dennis har noget plads til rådighedi en periode, hvis det går helt galt. Det for dyrt at leje self storage og en container er dyr og ikke fugt sikker. Muligvis sætte store skabe op i fælles rum tildelt os fra Køgekommune. Det er noget der skal undersøges.
5.7 Forslag. fjerne punkt 3.2.2 i vedtægterne - Peder
Fuldmagt for at stemme på andres vejne. Det er problematisk da det bare giver en mulighed for at stemme dobbelt. Folk må også møde op hvis de vil have noget atsige. Man ved ikke på forhånd hvem der stiller op til bestyrelsen.
Det kan være svært for nogen at møde op pga de bor langt væk. Det er ikke en god ide at have folk med over Skype. Der er ikke noget krav om at anvende fuldmagt,men det er normalt i foreninger.
Hvor mange fuldmagter bliver der anvendt i foreningen på vores generalforsamlinger? Vi vil gerne sikre at foreningen, men det kan den godt svært. Der er andreinstanser der sikre at foreningen på en generalforsamling f.eks valg til bestyrelsen.
(Vi skal have skrevet ind i vedtægterne at vi kan fjerne medlemmer, der modarbejder foreningen.)
Forslaget er blev nedstemt.
5.8 ændring af 1.2.3 i vedtægterne. - Peder.
Medlemskab skal fra generelforsamling til generelforsamling i stedet for årsskiftet .
Man kan få fl ere folk involveret ved dette. Adminstratorisk gør det ikke den store forskel. Vi skal dog hvert år skrive i vedtægterne hvornår fra medlemskabet gælder.
Der skal være en fast kontigent dato.
Forslag trukket tilbage.

6.Fastlæggelse af medlemskontingent for detkommende år.
250kr i Kontigenet virker fi nt, nogen mener det er for lavt. Vi ligger lavt i forhold til andre danske rollespils foreninger. Vi tilbyder dog heller ikke så meget som forening,så vi skal heller ikke rigtig sammenligne med meget aktive foreninger. Kontingentet skal kunne dække foreningens faste udgifter.
Der er sat forslag til at hæve kontingentet til 300kr til næste år 2021
Forslaget er vedtaget.

7.valg til bestyrelsen
7.1 formand (tvungent)
Jannik og Marcel stiller op.
Jannik blev valgt.
7.1.1 næst formand. (Aske fratræder)
Andreas og Daniel.
Daniel trak sig og Andreas er valgt.
7.2 sekretær (tvungent)
Helle genopstiller ikke.
Aske stiller op og blev valgt.
7.3 PR ansvarlig (tvungent)
Sofi e bliver nomineret af Simon med fuldmagt og valgt.
7.4 1 suppleant ( tvungent)
Marie stiller op og blev valgt
7.5 2 suppleant (tvungent)
Helle og Daniel stiller op.
Helle blev valgt.
7.6 revisor (tvungent)
Pia genopstiller og blev valgt.
7.7 revisor suppleant (tvungent)
Birger genopstiller og blev valgt.

8.vedtagelse af eventuelle instrukser til bestyrelsensarbejde i det kommende år.
Muligt Samarbejde med red barnet, og lave arrangementer. Hvis nogen ønsker det kan de tage kontakt til Sif.
“Star”har en del kørende omkring ensomhed kan søges til kommende eller nuværende arrangementer.
Foreningen vil kigge på om det er noget for os, men det kvæver dog at der er folk fra foreningen der har interesse i at stå for det.
3D printer
der bliver efterspurgt, en arbejdsgang omkring hvad man skal gøre for at få bestilt, ved begge printere. Man kan i år få sin egen fi gur, da vores økonomi er så god, sådanbliver det dog ikke fremadrettet.
Peder og Helle vil gerne hjælpe Marcel med at arrangere et nyt VannaCon.
Bookning af lokaler.
Folk der skal låne lokaler, skal komme hjem til de lokale ansvarlige fysisk hvis vi selv vil være med ind over at vælge/ låne lokaler.
Mulige kommede Brætspilsarrangementer i det kommende år.
Arrangere nogle brætspils weekender, Jones vil gerne stå for at fi nde nogle datoer.
Muligvis samarbejde med den nye brætspils café og afholde det der. Simon vil snakke med ejeren omkring det. Vi kan søge tilskud til vores samarbejde.

9.eventuelt.
Kommende arrangementer. Firefl ylive, kontrolpost 46, kro eventyr, VannaCon.
Hjemmesiden.
Hvordan bliver vores hjemmeside brugt. Opdateret galleri og fi lm så de kan ses på hjemmesiden. Vores folder omkring Vannadon.
Layoutet og grammatik vil Marie gerne hjælpe med rette.
Aske workshops
Hvornår holder Aske workshop? Spørg ham hvornår. Husk at fortælle hvad man gerne hjælp til, i de forskellige workshops, så folk ved at der er noget de kan hjælpe med.