Pkt. 1: Formandens beretning ved formand Marcel
Vannadon har på nuværende tidspunkt flere medlemmer end vi plejer på trods af corona-nedlukninger.

Bestyrelsen og medlemmer viser mere engagement og forbereder mere rollespil og flere scenarier end tidligere 

Gode ting i foreningen hele vejen rundt.
Jeg er stolt af foreningen og dens fremdrift

Pkt. 2: Fremlæggelse af regnskab ved kasserer Simon 
Lille overskud på året. Enhver revisors drøm, jf. Pia. Foreningen klarer sig godt. Vi er ikke gode til at bruge penge på vores medlemmer, siden at vi ikke bruger så mange penge.

Tak for at folk har planlagt flere arrangementer. Vi smider gerne flere penge i noget lignende. 

Samlet konklusion: Vi kan ikke finde ud af at bruge penge. Vi er ikke blevet bedre til at give penge til dem der gør meget for foreningen, hvilket bliver en ambition for året 2023.

Rundt regnet pr. medlem, der har givet 200 kr. for medlemskab, har foreningen givet ca. 75 kr. tilbage. Vi skal ikke være bange for at bruge flere penge på medlemmer. Tværtimod.

Peder: Ønske om at se hvad der står på andre konti. Flere er enige om at det kunne være rart.
Bestyrelsen tager det med at der ønskes en fuld overblik næste år, og ikke ”kun” det der vises til kommunen, som vi er forpligtet til, som er blevet fremlagt ved dette års generalforsamling.

Simon, som svar på Peders spørgsmål, fremlægger tallene på de forskellige konti. Beløb er ikke taget til referat.

Pkt. 3: Indkomne forslag fra foreningens bestyrelse og medlemmer
1. Forslag fra Peder: 
Foreningens navn skal ændres til Køge Rollespils Forening i stedet for Vannadon. Live-afdelingen skulle så være Vannadon. Man kunne også lave det om til Rollespilsforeningen Vannadon. Der ønskes privat afstemning. Der stemmes om hvorvidt foreningen skal have nyt navn eller ej inden der stemmes om hvilke af de 3 forslag, der evt. skulle være det nye navn: Rollespilsforeningen Vannadon, Køge Rollespilsforening, Køge Rollespilsforening Vannadon. 
•    3 har stemt ja, 
•    10 har stemt nej, 
•    1 blank til at foreningen skal skifte navn. 
Forslag om at ændre foreningens navn er ikke vedtaget, og foreningen hedder fortsat Vannadon.

2: Vedtægtsændringsforslag fremsat af bestyrelsen: 
•    2.5 Vannadon er medlem af Landsforeningen Bifrost 
 o    Er vedtaget og tilføjet til vedtægterne
•    2.5.1 Alle Vannadon's medlem er også medlem af Landsforeningen Bifrost
 o    Er vedtaget og tilføjet til vedtægterne
 o    Det betyder også, at alle de oplysninger, som Vannadon har på deres medlemmer, skal deles af Bifrost for at blive medlem
•    3.1 Generalforsamlingen træder sammen hvert år i januar eller februar. Det nøjagtige tidspunkt fastsættes af bestyrelsen.
 o    Er vedtaget og ændre i vedtægterne
 o    Er ændret fra: Generalforsamlingen træder sammen hvert år i februar, marts eller april. Det nøjagtige tidspunkt fastsættes af bestyrelsen.
•    3.2.5 Vedtægtsændringsforslag skal være bestyrelsen i hænde senest ti dage før generalforsamlingen. Disse vedtægtsændringsforslag skal senest en uge før generalforsamlingen meddeles foreningens medlemmer via hjemmesiden.
 o    Er vedtaget og ændre i vedtægterne
 o    Er ændret fra: Vedtægtsændringsforslag skal være sekretæren i hænde senest ti dage før generalforsamlingen. Disse vedtægtsændringsforslag skal senest en uge før generalforsamlingen meddeles foreningens medlemmer via hjemmesiden.
•    Titlen Formand ændres til Forperson, hvorefter man selv beslutter om man vil refereres til som Formand, Forkvinde, eller Forperson: Vedtaget.
 o    Dette ændre betegnelsen i følgende punkter:
      3.3.3.
      3.3.6.1.1.
      3.4.
      3.4.1.
      4.1.
      5.1.
      5.1.3.
      5.2.
      5.3.1.
•    Titlen 1. bestyrelsesmedlem ændres til Næstforperson, hvorefter man selv beslutter om man vil refereres til som Næstformand, Næstforkvinde, eller Næstforperson: Vedtaget.
 o    Dette ændre betegnelsen i følgende punkter
      3.3.6.1.2.
      4.3.
      5.1.
      5.4.1
      5.2.
•    Titlen 2. bestyrelsesmedlem ændres til Kommunikationsansvarlig (kommunikation udadtil, og vores medlemmer): Vedtaget.
 o    Dette ændre betegnelsen i følgende punkter:
      3.3.6.2.2.
      4.4.
•    Titlen 3. bestyrelsesmedlem ændres til lageransvarlig: Ikke vedtaget.
•    5.4 Alle bestyrelsesmedlemmer kan efter behov og bestyrelsens vurdering del opgaverne i bestyrelsen, undtaget kassereopgaver.
 o    Er vedtaget og ændre i vedtægterne
 o    Er ændret fra: Bestyrelsens medlemmer, 1., 2. og 3., varetager en række faste opgaver, som fordeles internt i bestyrelsens inden for 4 uger af seneste generalforsamling jf.3.
•    5.4.2: Formand, kasserer, 1. suppleant og 2. suppleant kan efter behov og bestyrelsens vurdering tage del i varetagelsen af opgaverne.
 o    Er fjernet fra vedtægterne.
•    Kapitel 8: Personsager:
 o    Nyt kapitel der bliver tilføjet til vedtægter.
 o    Generalforsamlingen stemmer om at give bestyrelsen mandat til at færdiggøre og nedsætte foreningens retningslinjer for personsager: Vedtaget.
•    Kapitel 9: Karantæne og bortvisning: 
 o    Nyt kapitel der bliver tilføjet til vedtægter.
 o    Bestyrelsen får også mandat til at færdiggøre og nedsætte foreningens retningslinjer for karantæne og bortvisning, som hænger sammen med afsnittet om personsager: Vedtaget.
•    Kapitel 10: Persondata
 o    Nyt kapitel der bliver tilføjet til vedtægter.
 o    Er vedtaget og ændre i vedtægterne

3: Forslag til indkøb til P&P: Tages ikke op til generalforsamling, det er løbende drift. Peder og Jannik taler sammen ift. at købe ind.

4: Forslag til at rykke 3D-printer til aktivt tirsdsagsrollespilsmedlem: Vedtaget.
-    Peder melder for at have den ene

Forslag fysiske reklame materialer: Send udkast til bestyrelsen og så er dette indkøb præcis det samme som indkøb til tirsdagsrollespil.

Pkt. 4: Valg til bestyrelsesposter
Kasserer: 
 o    Simon genopstiller ikke
 o    Nikoline stiller op
 o    Peder stiller op
      Nikoline modtager 7 stemmer
      Peder modtager 7 stemmer

 o    Genvalg: 
      Nikoline modtager 7 stemmer
      Peder modtager 7 stemmer
 o    Der bliver trukket lod. Den nye kasserer er Peder.

-    Kommunikationsansvarlig:
 o    Marie genopstiller ikke
 o    Daniel stiller op
 o    Jonas stiller op
 o    Jonas trækker sig
 o    Daniel bliver kommunikationsansvarlig.

-    Næstforperson
 o    Marie stiller op
 o    Jonas stiller op
      Marie modtager 12 stemmer
      Jonas modtager 3 stemmer
 o    Marie bliver næstforkvinde.

-    1. suppleant 
 o    Jonas stiller op og bliver 1. suppleant.

-    2. suppleant 
 o    Jannik stiller op
 o    Helle stiller op
      Jannik modtager 6 stemmer
      Helle modtager 8 stemmer
 o    Helle bliver 2. suppleant.

-    Revisor
 o    Pia genstiller forhåbentlig, ellers er Simon backup. Efter generalforsamlingen melder Simon, at Pia genopstiller som revisor.

-    Revisorsuppleant
 o    Birger genopstiller og vinder.

Pkt. 5: Retningslinjer til bestyrelsen fremadrettet:
-    Aske kunne godt tænke sig at lave silkebannere til foreningens til brug ved fx Drachenfest. Han ved ikke hvordan man gør, men kunne godt tænke sig at blive god til. Beder om penge til at købe silke, uden at han kan love at kunne producere noget ordentligt til foreningen – altså ingen garanti, fordi det er på øvelsesbasis. 
 o    Det er der åbent for at man kan gøre.

-    Bestyrelsen sender nyhedsbrev via mail til foreningens medlemmer hvert kvartal med opsummering af muligheder, bestyrelsesarbejdet mv.

-    Foreningen skal blive bedre til at hædre til ildsjælene, fx med et gavebeløb, workshop eller andet. Fx at invitere dem ud at spise en gang om året.

Pkt. 6 eventuelt
-    Simon og Daniel er ved at arrangere en tur i bio for at se den nye DnD-film med efterfølgende middag på Halifax i Køge for foreningens medlemmer. Mere herom senere.