1: Ordstyrer er Aske
2: Referent er Sofie
3: Formandens beretning:
2020 har ikke været bedste år. Vi har ikke prøvet vores bedste, for Covid19 har været en stopklods og lystdræber. Vi kunne have gjort mere, men det blev svært i situationen.Indendørs aktiviteter har været på prøve, det er svært og udfordrende at spille pen&paper online med kun et kamera og ikke plads til rigtigt at gestikulere.
Udendørs var vores største aktiviteter skralderunde i Herfølge og SFO-rollespil i Bjæverskov. Tak til deltagerne ved begge, især Aske og Andreas for SFO-rollespillet, hvorvores nye trold havde sin debut.
2020 købte vi en trold, der blev døbt Ivar. En stor økonomisk investering, vi håber at få stor glæde af.
2020 bød også på forsøgt indbrud på skabet i skabet. Sikkerheden er derfor skærpet, og det er aftalt med pedellen, at skabet låses yderligere.
Bestyrelsen har set et super stærkt kvindehold arrangere Firefl y Live i Herfølge, som det går godt fremad med. Vi håber, at landet åbner op til, at vi kan afholde scenariet somplanlagt.
Der var ikke meget andet. Vi har desværre ikke set så meget til hinanden, men tak for den smule, der har været.

4: Godkendelse af regnskab
Bestyrelsen har allerede læst og godkendt regnskabet. Kasserer deler sin skærm og gennemgår tallene.
Vi har et ganske fornuftigt regnskab, til dels grundet den relativt sene nedlukning (dvs. efter de fl este kontingentbetalinger), til dels grundet de gode indtjeninger påskraldeindsamling og SFO. Faste udgifter inkluderer 3D-print, som pga omstændighederne ikke har givet samme brug, som ellers var forventet.
Vi har modtaget ekstra tilskud fra Køge kommune grundet fl ere unge og inklusionsbørn. Dog udfordret på at få indhentet kontingent fra fl ere af børnene(s forældre) - fl ere harfx spillet op mod et halvt år uden at melde sig ind. Det skal der rettes op på.
MobilePay er blevet dyrere, og samtidig er vores fi rmakonto blevet dyrere. Vi bør derfor overveje at skifte bank.
Største udgift var trold, derudover kom nogle få udgifter til Kroeventyr, der skulle være blevet betalt året før, men ikke nåede med i regnskabet.
Foreningens første inkassosag var også i 2020, som blev løst sammen med Jannik, Simon og Signe som foreningens jurist. Vi endte med at betale 500,- i bøde, og voreskasserer måtte tage til hvidvaskmøde hos Nordea (igen), fordi de frygtede at konto blev brugt til hvidvask.
På nuværende tidspunkt har vi kun 11 medlemmer i år, der har betalt. Herudover har vi en række gengangere på tirsdagsholdet, der bliver ved med at deltage, men ikkebetaler. Til sammenligning havde vi sidste år på dette tidspunkt 30 medlemmer. Pt har vi også 3 medlemmer i den siddende bestyrelse, der endnu ikke har betalt kontingent.

5: Aktiviteter og udgifter kommende år
Lokaler på Skt Nikolaj er blevet booket. Når bestyrelsen godkender det, kan vi åbne op for spilhold på maks 5 personer (dvs. inkl. GM). Med nuværende medlemstal betyderdet, at vi ville kunne nøjes med 2 lokaler, men vi håber genåbning vil føre til, at de kan tages i brug.
Derudover har vi Firefl y på programmet til efteråret, som er foreningens videreførelse af den eksisterende franchise og rollespilsserie. Der er mange spændende ting påprogrammet og pt 30 betalende spillere. Herudover er der mange grupper inkl. Vannadons egen, der har budt ind med gruppekoncepter. Pt har arrangørerne kontakt med ialt 50-60 spillere, som er i gang med eller allerede har meldt til med gruppekoncept. Generelt positivt, når der er 8 måneder til spillets afholdelse. Det afholdes påHolmebækskolen, der ligger tæt på foreningens bopæl.
Vannadon stiller som nævnt med crewet Vædderne, der før har været af sted og generelt har gode oplevelser med spillet. Der er crewstørrelse på 8, men der kan sagtenssendes flere crew af sted fra Vannadon.
Scenariet er regnet til at gå i 0, men eventuelle overskud gives til fremtidige aktiviteter i foreningen. Skriv til Marie Kristine Braad Carstens, Helle Lepianka Flinthøj eller Nikoline Gilså på Facebook eller via deres arrangørmail,
kontakt@firefly-live.dk, for spørgsmål og mere info.

6: Fastlæggelse af kontingent 2022
Medlemsmæssigt har det 50 kr. lavere kontingent ikke gjort det store fra eller til. Forrige år med 300 kr. havde vi 43 medlemmer, og i vores første år med 250 kr. havde vi 33.Kassereren mener ikke, at det giver mening at ændre den i år, men at vi næste år kan overveje at sænke den yderligere til fx 200 for at booste medlemstallet.
Der bydes ind med, at vi formodentligt ser et boost i antal medlemmer, når vi åbner op igen.
Vi kan ikke kræve kontingent af folk, der sidder hjemme og spiller privat, men vi (dvs. ansvarlige for arrangementer herunder tirsdagsholdet) skal være mere obs på atindkræve fra deltagerne.
Kassereren foreslår, at kontingentet sænkes til 200 kr. i 2022, så vi kan konkurrere med Adventurers League, der er åbnet i Køges brætspilscafé - så kan vi evt. snakke om atopjustere igen i 2023.
Der bydes ind med, at man godt kan støtte op om sin foreningen som en investering på længere sigt.
En anden deltager erklærer sig enig, Vannadon har ikke tilbudt medlemmerne meget i år af gode grunde. Vi bør minde medlemmerne om, at støtten i år er også sikring af, atforeningen også lever på den anden side af Corona. 250 kr. er mange penge for nogle. Det bør dog også af medlemmerne overvejes, om man ønsker Vannadons overlevelse.
Afstemning om det foreslåede kontingent:
Det blev vedtaget enstemmigt, at kontingentet sænkes til 200 kr. i 2022.

7: Vedtægtsændringer
Sidste år blev vi medlemmer af Bifrost. Siden har de lavet ændringer, der gør, at man som Vannadonmedlemmer automatisk også bliver Bifrostmedlemmer, hvilket betyder atde skal have ret til at indhente forskellige oplysninger på alle medlemmer. I år kan vi nøjes med navn og alder, men ellers indkræver de også adresse, e-mailadresse ogtelefonnr. Denne ændring er for at booste Bifrosts medlemstal som stor landsforening, og så de kan søge fl ere penge fra kommunen. Bifrosts indtægter går til at støtteforeninger, udbyde kurser og lave politisk arbejde på vegne af rollespil. Det er vores opfattelse, at live rollespil fylder mere i deres forening end bordrollespil.
For at sikre vores fortsatte medlemsskab skal vi ændre vedtægt 5.1.2 fra:
“Man skal være myndig for at kunne stille op til bestyrelsesposter, som tegner foreningen.”
til
“Alle medlemmer har mulighed for at stille til bestyrelsen, for medlemmer under 16 år, er det medlemmets værge som kan stille op.”
Der bydes ind med, at dette er ganske gængs praksis for paraplyforeninger. Det foreslås desuden, at samtykke til håndtering og videreformidling af oplysningerne kanindhentes i forlængelse af den samtykke, der allerede indhentes via tilmeldingsblanketten.
Afstemning:
Vedtægtsændringen blev enstemmigt vedtaget.
---
Sofi e og Jannik har forfattet et forslag til at ændre bestyrelsens konstruktion, så der er formand, kasserer, 3 menige bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter. De trebestyrelsesmedlemmer fordeler 10 ansvarsområder imellem sig, med mulighed for at inddrage fx formand eller en suppleant, og de varetager opgaverne indtil næstegeneralforsamling. Ansvarsområderne erstatter både de eksisterende roller i bestyrelsen og tilføjer nye områder, der hidtil ikke har faldet under en specifi k rolle.
Forslaget har to primære formål: For det første skal det bedre dække de forskellige faste opgaver, bestyrelsen varetager, på en måde hvor der altid er én udnævnt ansvarlig. Påden måde ender indkomne opgaver ikke som “varme kartofl er”, der aldrig rigtig lander et sted og derfor hurtigt går i vasken. Det andet formål er at modvirke, at medlemmerbliver låst fast i en bestemt rolle i bestyrelsen, fordi de eksempelvis havde en specifi kt faglig viden. Forslaget går desuden også på at reducere bestyrelsens størrelse med 1.
Forslaget påvirker fl ere punkter i hhv. kapitel 3, 4 og 5. Den oprindelige tekst og forslaget kan derfor læses i dette dokument:
https://docs.google.com/document/d/12UHJSbpkUmaGJXtaLMCpxQprTtDi-rr8zUk5gK9PRnU/e (https://docs.google.com/document/d/12UHJSbpkUmaGJXtaLMCpxQprTtDirr8zUk5gK9PRnU/
edit)
dit# (https://docs.google.com/document/d/12UHJSbpkUmaGJXtaLMCpxQprTtDi-rr8zUk5gK9PRnU/edit)
Der spørges ind til, hvordan det praktisk kommer til at gå op, da rollerne pludselig bliver mere vage. Hvordan skal ansvarsområderne fordeles, og hvordan skal man sompotentielt nyt bestyrelsesmedlem vide, hvad man egentligt stiller op til ved generalforsamling?
Svar: Forslaget forudsætter, at vi i foreningen er modne nok til at snakke sammen om opgavefordeling, og melde ud hvad vi specifi kt vil bidrage med.
Der bydes ind med, at det ville gøre bestyrelsen mere adaptiv ift uforudsete hændelser som fx pludselig sygdom.
Jannik fortæller, at han forelskede sig i idéen, fordi folk ikke fastlåses i en bestemt rolle, fx den evige webansvarlige. Det gør os mere fl eksible.
I chatten bydes ind med: “Fin idé, men jeg synes ikke, vi skal have en mindre bestyrelse. Der var en grund til, at vi valgte at udvide den.”
En deltager er bekymret for, at den varme kartoffel bare rykkes fra en specifi k opgave til at være en fast opgave, og at problemet derved ikke løses, men bare fl yttes.
Sofi e foreslår, at vi holder to afstemninger for at imødekomme de to ting, forslaget piller ved: Først en afstemning om at ændre de navngivne posterer til nummereredebestyrelsesmedlemmer, og herefter en afstemning om at sænke antal bestyrelsesmedlemmer fra 4 til 3.
Afstemninger:
Der stemmes 7 ja, 2 nej til at ændre bestyrelsesposterne fra navngivne poster til “menig bestyrelsesmedlem”. Ændringen vedtages.
Der stemmes 6 ja, 3 nej til at sænke antallet af menige bestyrelsesmedlemmer fra 4 til 3. Forslaget vedtages.

8: Valg til bestyrelsen:
Kasserer: Simon genopstiller og bliver valgt.
1. bestyrelsesmedlem: Jonas stiller op og medbringer erfaring fra fl ere andre rollespilsforeninger både som bestyrelsesmedlem og hjælp. Han bliver valgt.
2. bestyrelsesmedlem: Sofi e stiller op med det forbehold, at det ikke kræver meget, så længe Danmark er lukket ned, og der kræves meget afbestyrelsesmedlemmerne. Hun meddeler, at hun gerne vil stå klar, når vi åbner op igen.
3. bestyrelsesmedlem: Marie stiller op med samme forbehold, men har også en interesse i bestyrelsesarbejde jf. hendes arbejde med Firefl y.
1. suppleant: Helle stiller op og bliver valgt.
2. suppleant: Marcel stiller op og bliver valgt.

9: Valg af revisor og revisorsuppleant
Revisor: Pia genopstiller og bliver valgt.
Revisorsuppleant: Birger genopstiller og bliver valgt.

10: Eventuelt
Johnni har rollespilsbøgerne til Firefly og byder ind med dem til låns til tirsdagsspil. Han ønsker dog ikke selv at GM’e.
Magnus vil donere 1 papkasse brugte bøger til P&P-holdet, specifi kt D&D 3.0.
Jannik har nu fjerde år som formand og varsler, at han ikke genopstiller som formand næste år, men i stedet vil opstille som bestyrelsesmedlem. Han er ikke udbrændt, menvil inddrage fl ere i ansvaret.
Tak for god ro og orden til dagens generalforsamling.