Referat bestyrelsesmøde 6/9

Deltagerliste: Peter, Martin, Nikoline, Maja, Andreas, Jannik og Nikolaj

1.     Ordstyrer: Maja

2.     Referent: Peter

3.     Formandens punkt

·       Mission Statement fremlægges og drøftes. Bestyrelsen er enig i at det er en god ide med en sådan, den skal lige finpudses hvorefter den kommer på hjemmesidens forside.

·       Forventningsafstemning drøftes og der er enighed i forventninger om at samarbejde, ærlighed, tillid og at holde en god tone er vigtige punkter i bestyrelsens arbejde.

·       Det aftales at der holdes fast bestyrelsesmøde hv. 2. måned eller ved behov. 2/3 del af bestyrelse skal kunne deltage til mødet for at dette afholdes.

·       Bestyrelsen er enig om at vi er frivillige så det må respekteres at bestyrelsesmedlemmerne har andet end blot de opgaver i bestyrelsessammenhæng. Beskeder på bestyrelseschatten besvares når der er tid, er det akut skal der ringes.

·       Vi holder fast i en ugentlig ”kontordag” hvor mail mv. kontrolleres, denne dag er fortsat onsdag. Nikoline er ansvarlig.

·       Vi aftaler at der oprettes Facebookgruppe til at arbejdsgrupper kan arbejde uden at arbejdet forsvinder i en messenger chat. Gruppen kan gøres permanent så bestyrelsesarbejdet foreviges til fremtidigt brug.

·       Bestyrelseskursus – Bifrost. Bestyrelsen bestemmer enstemmigt at et sådan kursus skal afholdes. Bestyrelsen mener det bør være et krav at alle nye bestyrelsesmedlemmer skal på sådanne kurser for at gøre foreningsarbejdet mere professionelt. Peter er ansvarlig for kontakt til bifrost.

·       Bogen – At lede en sag. Bestyrelsen er enig om at bestille bøger til bestyrelsen.

·       Arbejdsgange

·       Maja bliver Bifrost ansvarlig som del af hendes rolle i bestyrelsen

·       Andreas og Maja/Jonas bliver lager ansvarlige ift. liveudstyr mv.

·       Hjemmesideansvarlig: Nikoline

4.     Næstformandens punkt. Intet

5.     Kasserens punkt

·       Status på adgang til konto: Der bliver udfyldt seddel med oplysninger om betyrelsesmedlemmerne, Martin har aftale med tidl. formand Marcel om at gå i banken og få gjort det sidste d. 22/9 hvis ikke det kan gøres smartere tidligere.

6.     Kommunikationsansvarliges punkt:

·       Der er et ”Narnia” event på Køge bibliotek d. 11/11 hvor det er ”live” rollespilsaktiviteter a la bueskydning, troldejagt mv. som foreningen skal stå for. Der foreslås at, hvis Live rollespillerne står for dette, vil pengene blive øremærket deres aktiviteter i foreningsøjemed. Forslaget diskuteres og der opnås enighed om at det sagtens kan gøres sådan hvis live spillerne står for eventet alene.

7.     Medlemsmøde+Borgring event. Planen tales igennem og Peter samt Nikolaj står for arrangementet.

8.     Værktøj og reparation af telte og andet der bruges til Tyskland – Andreas

·       Aske har lavet en liste over værktøj der er behov for ift. foreningens aktiviteter, feks en metalhammer til at hamre metalpløkker i jorden. Bestyrelsen bliver enig om at se på listen og tage stilling til indkøb derefter.

9.     Vannacon Bestyrelsen drøfter tanker og planer om et Vannacon.

·       Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Jannik, Martin og Nikolaj som ser på dato primo 2024

·       Asgårdsskolen er før brugt med succes. Den ligger tæt på offentlig transport og er i 1 etage.

·       Nærmere program bliver meldt ud når arbejdsgruppen har det klar.

10.  Warhammer 40k miniature dag(e)

·       Martin vil tage kontakt til andre foreninger der har interesse for wargaming, maling af figurer mv. og søge at skabe et fælles arrangement ca 1 gang månedligt.

11.  Opbevaring lokale

·       Der er behov for at finde nyt lokale til opbevaring til vores ting. Maja undersøger pris for privat lagerlokale el lign og der arbejdes på en ”civil” løsning hvor vi måske kan beholde nuværende lokale.

12.  Eventuelt

·       Helle vil gerne købe et ødelagt spyd fra foreningen. Det aftales at det købes via mobilepay så der er kvittering.

·       Martin: Sørge for at holde fokus fremad, hvad der er foregået i forrige bestyrelse skal ikke fylde i den nuværende.

·       Martin: Det vil blive lavet en separat mail til kvitteringer så det er nemt at holde styr på dette.

·       Jannik Hvem er på valg næste år: Formand, næstformand samt 3. bestyrelsesmedlem.

·       Gaver til ildsjæle/tidl. bestyrelsesmedlemmer: Tages op på medlemsmødet.

·       Nikolaj: Vil gerne sætte værk i GM workshops.