Det fulde ref. kan ses neden for. Her er afstemningerne der er gået igennem og er vigtige for medlemmer.  

·         Sådan anmoder du om lån af foreningsaktiver
For at lave en aftale med bestyrelsen om lån af foreningens aktiver, sendes en kontaktformular til bestyrelsen på hvori medlemmet beskriver:
• hvilke aktiver der ønskes lånt
• til hvilket formål aktiverne skal bruges
• hvornår de lånte aktiver afhentes og leveres tilbage til foreningens opbevaringsrum Kontaktformularen kan tilgås på foreningens hjemmeside www.vannadon.dk under fanen ’Praktisk’ i menuen øverst på sitet. Udlånet kan først ske når bestyrelsen har bekræftet og godkendt låneanmodningen på skrift. Hvis flere medlemmer ønsker at låne det samme aktiv i den samme tidsperiode, fordeles de relevante aktiver efter først-til-mølle-princippet.

Alle tilstedeværende stemmer ja til forslaget

·         Leje udstyr er muligt, men udlejningen kan kun forgår i overensstemmelse med vedtægternes paragraf 1.2.1. og 1.2.2 Det er den siddende bestyrelse som skal tage stilling til om Vannadon vil udleje.
Hyre forenings medlemmer og udstyr er muligt også udenfor paragraf 1.2.1 og 1.2.2 men dette skal have til formål at skabe en værdi for foreningen.  Der er den siddende bestyrelse som skal tage stilling til om Vannadon vil deltage.

Alle tilstedeværende stemmer ja til forslaget

Vi sætter en vejledende pris på 35% af vores værdiansættelse med fuld erstatnings krav med evt. depositum. Men er i sidste ende en bestyrelses beslutning.

·         Vi vil meget gerne høre fra jer medlemmer hvordan i ønsker at belønne ildsjæle.

·         Det blev enighed om at investere i City of Tarok til 3d print.

Dagsorden for bestyrelses møde den 19-04-2023

1. Leje/lån/hyre

2. Hvordan bestyrelsen fungerer og hvordan vi taler til hinanden

3. arvelgave til simon

4. Hvordan vi taler om medlemmer ift. Simons oplevelse.

5 evt.

Til stede var Formand Marcel, Næstforkvinde Marie, Kasser Peder, Kommunikations ansvarlig Daniel. 2. Supplant Helle

Valgt Ref Peder Valgt ordstyrer Marcel

Punkt 1:

Leje/lån/hyre opstille grundet en henvendelse på mail om leje af vores udstyr til en polterabend.

Låne.

Der er en enighed om at hvis et medlem låner noget så er der deres ansvar at det kommer tilbage i ordentlig stand og ellers er der tale om en erstatnings.

Peder bringer op om der skal sættes en kr. grænse for hvornår det går til lån til leje eks. hvis du låner for udstyr over eks 5000 kr. Der bliver augmenteret at det ville være af skrammende at sætte et beløb.
 

Marie har skrevet et forslag til hvordan man skal gøre dette som er som følger:
Formulering fra Maries oplæg:

 Sådan anmoder du om lån af foreningsaktiver
For at lave en aftale med bestyrelsen om lån af foreningens aktiver, sendes en kontaktformular til bestyrelsen på hvori medlemmet beskriver: • hvilke aktiver der ønskes lånt • til hvilket formål aktiverne skal bruges • hvornår de lånte aktiver afhentes og leveres tilbage til foreningens opbevaringsrum Kontaktformularen kan tilgås på foreningens hjemmeside www.vannadon.dk under fanen ’Praktisk’ i menuen øverst på sitet. Udlånet kan først ske når bestyrelsen har bekræftet og godkendt låneanmodningen på skrift. Hvis flere medlemmer ønsker at låne det samme aktiv i den samme tidsperiode, fordeles de relevante aktiver efter først-til-mølle-princippet.

Alle tilstede stemmer for forslaget.

Leje/hyre

Peder synder det går imod vores vedtægter at udleje til ikke rollespils relevante ting.

Helle mener der skal være bedre regler omkring hvad vi kan udleje det ud til. Hun mener rollespils relevant og ikke polterabend..

Marie forslår at alle kan leje vores ting så som Tureby skole. Og der skal være en mulighed for at tjene penge på det tidligere. Så som Solgårds parkens event.

Daniel mener det skal være gratis at låne udstyr for medlemmer og hvis der skal være udenfor forenings medlemmer

Marie hvis vi bliver lejet til at lave en kamp ring ville det så være imod vores regler? Helle, Daniel og Marcel mener at de ville i så fald hyre os derfor ville det være en.
Helle prøver at definere hvornår ting er Låne, Hyre og Leje. Definition forslag

Forslag
Leje udstyr er muligt, men udlejningen kan kun forgår i overensstemmelse med vedtægternes paragraf 1.2.1. og 1.2.2 Der er den siddende bestyrelse som skal tage stilling til om Vannadon vil udleje.

Hyre forenings medlemmer og udstyr er muligt også udenfor paragraf 1.2.1 og 1.2.2 men dette skal have til formål at skabe en værdi for foreningen.  Der er den siddende bestyrelse som skal tage stilling til om Vannadon vil deltage.
 

Alle tilstedeværende stemmer ja

Ifølge lovgivning må forening maks. tjene 50.000 kr. udover kontingent og tilskud.

Marcel stiller til forslag Økonomien omkring udlejning.

Helle forstår dagssats.

Marie ved at man kan skrive sig ude af erstatnings krav så det ville være en go ide at tilføje i.
Marcel forslår en vejledende pris og har opsat et xl program til dette.
 

Vi når til enighed om:
Vi sætter en vejledende pris på 35% af vores værdiansættelse med fuld erstatnings krav med evt. depositum. Men er i sidste ende en bestyrelses beslutning for hver udlejning.
 

Punkt 2. Hvordan bestyrelsen fungere og hvordan vi taler til hinanden.
 

Der har været en forvirrelse over hvordan og hvad der er blevet sagt på Messenger og hvad bestyrelses medlemmer endelig mente.

Der har været en uenighed mellem bestyrelses medlemmerne og det skal være en bedre tone på Messenger og det skal være muligt at lukke samtalen og tage den på et officiant møde i stedet.

Punkt 3. Farvel gave til Simon

Forslag opstillet af Nikoline har opstillet at give en gave til bestyrelses medlemmer går af og har tilbudt at tage nogle billeder som gave.

Daniel husker os på der er et loft på 200 kr.

Marcel, bringer op hvor går grænsen. Og at vi allerede har diskuteret om ildsjæle.

Peder forslår vi kontakter medlemmer og spørg hvordan de syndes vi skal hædre ildsjæle.

Helle påpeger det er vigtigt at hold liv i ildsjæle.

Afstemning: Peder stemmer blank, resten stemmer for at Nikoline giver ham den gave på vejene af Vannadon.
 

Punkt 4 Hvordan taler vi om medlemmer ift. Simons oplevelse. 

Simon havde lidt følt at hans arbejde ikke blev værdsat grundet forvirringen omkring overdragelsen af foreningen og general forsamlingen. 

Marie bringer op at folk ikke skal føle sig i klemme eller at de føler sig dårligt behandlet.

Peder påpeger at hans regnskab var utrolig mangle fuldt og dårlig repræsenteret.
Resten af bestyrelse er uenige.

Helle påpeger at kommunen aldrig har nævne at vi skulle have det.

Marcel bringer op at der har været flere samtaler og det var en misforståelse oven på en misforståelse og 2 ting der ikke høre sammen er blevet koblet sammen som har skabt forvirringen.

Punkt 5 Evt.

City of Tarok – Marcel vil gerne ligge ud. – Alle bliver enige om det er en go ide.

Nyhedsbrev ideen udvikling om hvad der skal være på og hvad der sker.