Vedtægter

1. Kapitel: Foreningens navn og formål
1.1. Foreningens navn er: "Vannadon" og har hjemsted i Køge.
1.2. Foreningens formål er:
1.2.1. At varetage medlemmernes interesse gennem bl.a afholdelse/deltagelse irollespilsarrangementer, spil, undervisning og kurser.
1.2.2. At styrke det lokale samarbejde mellem rollespillere på tværs af regioner ogforeninger.
1.2.3. Foreningen er åben for alle der vil melde sig ind og arbejde for foreningensformål. Medlemskabet løber fra 1/1 — 31/12 hvert år, med dispensation til 31/1 ved afstemninger. Udmeldelse kan ske ved henvendelse til bestyrelsen medvirkning ved udløbet af måneden, uden refusion af kontingent.
   
2. Kapitel: Foreningens struktur
2.1. Foreningen har følgende interne organer:
2.1.1. Generalforsamlingen
2.1.2. Bestyrelsen
2.2. Alle interne organer kan oprette andre organer inden for de kompetencer, der udstikkes af vedtægterne.
2.3. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.
2.4. Foreningens daglige ledelse foretages af bestyrelsen.
2.5. Vannadon er medlem af Landsforeningen Bifrost.
2.5.1. Alle Vannadon's medlem er også medlem af Landsforeningen Bifrost.
   
3. Kapitel: Generalforsamling
3.1. Generalforsamlingen træder sammen hvert år i januar eller februar. Det nøjagtige tidspunkt fastsættes af bestyrelsen.
3.1.1. Generalforsamlingen skal indkaldes via hjemmeside og evt. sociale medier af bestyrelsen senest fire uger før afholdelsen.
3.1.2. Alle medlemmer har en stemme på generalforsamlingen, herunder ogsåekstraordinær generalforsamling.
3.2. Generalforsamlingen drøfter alle vigtigere spørgsmål af betydning forforeningens virksomhed og kan afkræve foreningens bestyrelse redegørelse forethvert spørgsmål herom.
3.2.1. Generalforsamlingen afstikker retningslinjer for bestyrelsens arbejde og foreningens øvrige virke.
3.2.2. Der kan stemmes med fuldmagter på generalforsamlingen. Et medlem må kun medbringe og stemme med én fuldmagt.
3.2.3. Afstemninger ved generalforsamlingen afgøres ved almindeligt stemmeflertal,undtaget hvis andet er foreskrevet i vedtægterne. I tilfælde af stemmelighedbortfalder et forslag.
3.2.4. Vedtægtsændringer vedtages af generalforsamlingen. Dette kræver totredjedele flertal af de fremmødte medlemmer samt indleveret fuldmagter.
3.2.5. Vedtægtsændringsforslag skal være bestyrelsen i hænde senest ti dage førgeneralforsamlingen. Disse vedtægtsændringsforslag skal senest en uge førgeneralforsamlingen meddeles foreningens medlemmer via hjemmesiden.
3.3. Dagsordenen til generalforsamlingen skal mindst indeholde følgende punkter:
3.3.1. Valg af referent.
3.3.2. Valg af dirigent.
3.3.3. Forpersons beretning
3.3.4. Foreningens regnskab
3.3.5. Forelæggelse og drøftelse af indkomne forslag, herunder fastlæggelse af medlemskontingentet for det kommende kalenderår.
3.3.6. Valg til bestyrelsen:
3.3.6.1. Lige år er følgende på tvungen valg:
3.3.6.1.1. Formand, jf. 4.1
3.3.6.1.2. Næstforperson, jf. 4.3
3.3.6.1.3. 3. bestyrelsesmedlem, jf. 4.5
3.3.6.2. Ulige år er følgende på tvungen valg:
3.3.6.2.1. Kasserer, jf. 4.2
3.3.6.2.2. Lager ansvarlig, jf. 4.4
3.3.6.3. Hvert år er følgende på tvungen valg:
3.3.6.3.1. 1. suppleant til bestyrelsen, jf. 4.6
3.3.6.3.2. 2. suppleant til bestyrelsen, jf. 4.7
3.3.6.3.3. Revisor, jf. 6.1.2
3.3.6.3.4. Revisorsuppleant, jf. 6.1.2
3.3.7. Vedtagelse af eventuelle instrukser til bestyrelsens arbejde i det kommende år.
3.3.8. Eventuelt
3.4. Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, når mindst en tredjedel af foreningens medlemmer eller et simpelt flertal af medlemmerne i bestyrelsen skriftligt begærer dette til forperson med angivelse af ønsket dagsorden.
3.4.1. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal udsendes senest fire uger efter at forperson har modtaget begæringen. Dette sker efter bestemmelser i jf. 3.2.1.
   
4. Kapitel: Valg
4.1. Generalforsamlingen vælger en Forperson jf 4.9, hvis arbejde er beskrevet jf. 5.2
4.2. Generalforsamlingen vælger en kasserer jf.4.9, hvis arbejde er beskrevet jf. 6
4.3. Generalforsamlingen vælger Næstforperson jf. 4.9, hvis arbejde er beskrevet jf. 5.4
4.4. Generalforsamlingen vælger Kommunikation ansvarlig jf. 4.9, hvis arbejde er beskrevet jf. 5.4
4.5. Generalforsamlingen vælger 3. bestyrelsesmedlem jf. 4.9, hvis arbejde er beskrevet jf. 5.4 .
4.6. Generalforsamlingen vælger en 1. suppleant jf.4.9, hvis arbejde er beskrevet jf.5.1.1
4.7. Generalforsamlingen vælger en 2. suppleant jf.4.9, hvis arbejde er beskrevet jf.5.1.1
4.8. Ved personvalg kan benyttes simpel håndsoprækning. Hvis der er én eller flere der kræver det, kan der stemmes med stemmeseddel.
4.8.1. Har to eller flere kandidater opnået lige mange stemmer, og kan ikke alle opnåvalg, afholdes en ny valgrunde mellem disse jf.4.9
4.8.2. Er der efter to afstemningsrunder fortsat to eller flere kandidater, der har ligemange stemmer, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning foretaget af dirigenten ide øvrige medlemmers påsyn.
   
5. Kapitel: Bestyrelsen
5.1. Bestyrelsen består af Forperson, Kasserer, Næstforperson, Kommunikation ansvarlig, 3. bestyrelsesmedlem, 1. suppleant og 2. suppleant, jf. 4.1,4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 og 4.7.
5.1.2. Alle medlemmer har mulighed for at stille til bestyrelsen, for medlemmer under 16 år, er det medlemmets værge som kan stille op.
5.1.3. Forpersonen kan frit vælge mellem de tre følgende titler: Formand, Forkvinde eller Forperson alt efter hvilken denne foretrækker.
5.1.4. Forpersonen kan frit vælge mellem de tre følgende titler: Næstformand, Næstforkvinde eller Næstforperson alt efter hvilken denne foretrækker.
5.2. Bestyrelsens arbejde ledes af Forperson og i dennes fravær af Næstforperson.
5.2.1. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde afstemmelighed bortfalder forslaget.
5.2.2. Suppleanter har ikke stemmeret i bestyrelsen.
5.3. Bestyrelsen kan med bindende virkning træffe beslutninger på foreningensvegne.
5.3.1. Kassereren og forperson tegner foreningen. De har alene adgang til foreningenskonti, og er dermed retslig ansvarlig derfor.
5.3.2. Bestyrelsen kan uddele skriftlig fuldmagt til andre end kassereren.
5.4. Alle bestyrelsesmedlemmer kan efter behov og bestyrelsens vurdering del opgaverne i bestyrelsen, undtaget kassereopgaver. 
   
6. Kapitel: Regnskabspraksis
6.1. Den af generalforsamlingen valgte kasserer fører på bestyrelsens vegne et bogholderi og regnskab, der til enhver tid udviser foreningens drift og økonomiske stilling på en overskuelig måde.
6.1.1. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
6.1.2. Regnskabet revideres og påtegnes af de på generalforsamlingen valgterevisorer, der til enhver tid kan forlange samtlige bilag og dokumentation forkasse- og bankbeholdningen forevist.
   
7. Kapitel: Foreningens ophævelse
7.1. Foreningen kan ophæves ved to tredjedele flertal ved to på hinanden følgende generalforsamlinger.
7.1.1. Ved opløsning skal foreningens midler anvendes i henhold til foreningensformål, f.eks. til et almennyttigt formål eller en anden forening i Køge Kommune med samme formål som denne forening. Det fastlægges nærmere af den opløsende generalforsamling og udføres af den generalforsamlingen udpeger hertil.
   
8. Kapitel: Personsager
8.1. Udviser en person, der er medlem af foreningen eller (ønsker at) deltage(r) til foreningens aktiviteter eller arrangementer problematisk adfærd, kan personen indberettes til bestyrelsen skriftligt via bestyrelsens mail, hvorved der oprettes en personsag.
8.1.1. Såfremt den forurettede ikke er i stand til at indberette sagen selv, kan de via en skriftlig fuldmagt lade en anden person indberette sagen til bestyrelsen på deres vegne. Det skal fremgå af henvendelsen, hvem der er kontaktperson i sagen
8.1.2. Hvis anmelderen er mindreårig på anmeldelsestidspunktet vil vedkommendes forældre eller værge blive inddraget i sagen af bestyrelsen.
8.2. Det er Vannadons bestyrelse, der træffer afgørelse om hvorvidt den pågældende sag hører hjemme i Vannadon-regi, om der er tale om en straffesag, eller om sagen hører til andre dele af rollespils- eller brætspilsmiljøet, der ligger uden for Vannadons ansvarsområde. Bestyrelsen kan kun behandle de sager, der har med foreningens arrangementer, aktiviteter og/eller medlemmer at gøre.
8.3. Rollespilsforeningen Vannadon er drevet af frivillige kræfter, og alle bestyrelsesmedlemmer og arrangører er frivillige og ulønnede. Derfor har bestyrelsen ifølge dansk lovgivning pligt til at anmelde og underrette om personsager overfor relevante myndigheder. Foreningens aktiviteter og arrangementer er private. Derfor har bestyrelsen og arrangørerne fuld ret til at vurdere, hvilke personer uden for foreningens medlemskreds, der er velkomne til foreningens arrangementer og aktiviteter.
8.4. Hvis en personsag ønskes indberettet til Vannadons bestyrelse, skal det altid ske skriftligt via bestyrelsens mail kontakt@vannadon.dk.
8.5. Omhandler sagen et særligt arrangement, som foreningen afholder, vil den relevante arrangørgruppe blive inddraget i vurdering af sagen, medmindre én eller flere fra arrangørgruppen er omdrejningspunkt for indberetningen.
8.6. Når en personsag indberettes til bestyrelsen fremsendes en dato for hvornår sagen bliver behandlet, og et sagsnummer, som fremover vil blive refereret til i dialogen omkring sagen. Sagsbehandlingen vil ske på et ekstraordinært bestyrelsesmøde. Efter mødet får anmelderen en handlingsplan over det videre forløb.
8.7. Vannadons bestyrelse arbejder ud fra et fortrolighedsprincip. Det betyder, at indberetningen ikke bliver delt med nogen uden for bestyrelsen og eventuelle relevante arrangører. Bestyrelsen vil dog som udgangspunkt høre begge parter og eventuelle vidner i sagen.
8.8. Vannadons bestyrelse kommenterer ikke personsager offentligt, men forbeholder sig retten til at underrette fremtidige arrangører og bestyrelsesmedlemmer om eventuelle personsager om personer i og udenfor foreningen, der ønsker at deltage i foreningens aktiviteter og arrangementer
8.9. Når Vannadons bestyrelse håndterer en personsag, foretages der en risikovurdering af personen, som henvendelsen drejer sig om. Her vurderes sandsynligheden for hvorvidt personen vil gentage sin uønskede adfærd til foreningens aktiviteter og arrangementer. Risikovurderingen baseres bl.a. på følgende kriterier:
  • Er der en igangværende eller afsluttet straffesag omkring det indberettede forhold, eller foreligger der en afgørelse fra en domstol?
  • Har personen en historik for at opføre sig som anmeldt?
  • Alvorsgraden af det anmeldte forhold
8.10. Bestyrelsen betragter det som en skærpet omstændighed hvis anklagen omhandler et strafbart forhold.
8.11. Når der er truffet afgørelse i en personsag, modtager anmelderen og den anklagede en skriftlig besked om bestyrelsens beslutning.
8.12. Hvis bestyrelsen vurderer at den anklagede udviser en adfærd, der gør vedkommende uønsket i foreningen, og til dens aktiviteter og arrangementer, kan der blive tale om bortvisning fra foreningen, dens aktiviteter og/eller arrangementer i en årrække.
8.13. Hvis den anklagede i en personsag er et bestyrelsesmedlem vil denne ikke blive inddraget i afgørelsen. I stedet vil 1.- eller 2.-suppleanten varetage det pågældende bestyrelsesmedlems rolle.
8.14. Der er ingen forældelsesfrist for indberettede personsager. For at bestyrelsen kan håndtere sagen, kræver det dog, at den anmeldte på anmeldelsestidspunktet er medlem af foreningen, og/eller ønsker at deltage i foreningens arrangementer eller aktiviteter, og/eller har begået et strafbart forhold jf. dansk lovgivning.
   
9. Kapitel: Karantæne og bortvisning
9.1. Som resultat af en afsluttet personsag forbeholder bestyrelsen sig retten til at bortvise eller pålægge karantæne til medlemmer og ikke-medlemmer, der vurderes at udvise uønsket adfærd i forbindelse med deres medlemskab og/eller deltagelse i foreningens aktiviteter og arrangementer.
9.2. Bestyrelsens beslutning om karantæne som følge af en personsag indebærer, at et medlem eller ikke-medlem bortvises fra ét/én eller flere specifikke arrangement(er)/aktivitet(er), som afholdes i regi af Vannadon. Omfanget og varigheden af karantænen beror på en konkret vurdering i den enkelte sag.
9.3. Bestyrelsens beslutning om bortvisning som følge af en personsag varer minimum 3 år. Herefter kan den bortviste anmode bestyrelsen om at revurdere sagen. Dette vil i så fald ske på et ekstraordinært bestyrelsesmøde. Bestyrelsens nye afgørelse vil blive kommunikeret skriftligt til ansøgeren.
9.4. Spørgsmål om karantæne og bortvisning som følge af indberettede personsager behandles af bestyrelsen på ekstraordinære bestyrelsesmøder, hvor referatet er fortroligt. Der kan dog søges om aktindsigt i disse afgørelser når sagen er afsluttet.
9.5. Afgørelser om personsager, herunder om karantæne og bortvisning, træffes ved afstemning, når sagen vurderes tilstrækkeligt belyst. Bortvisning og karantæne træder kun i kraft såfremt der er flertal herfor. I tilfælde af stemmelighed idømmes der ikke bortvisning eller karantæne.
9.6. Hvis et medlem på baggrund af personsag bortvises eller sættes i karantæne, refunderes dennes indbetalte medlemskontingent ikke.
9.7. Rollespilsforeningen Vannadon følger dansk lovgivning og GDPR-reglerne. Når en personsag er afsluttet, bliver den slettet fra Vannadons arkiv. Sagen betragtes som afsluttet efter 3 år, medmindre den bortviste har anmodet om revurdering af afgørelsen.
   
10. Kapitel: Persondata
10.1 Fordi Vannadon er en forening, er vi underlagt databeskyttelsesforordningen (GDPR). Derfor har vi pligt til at overholde forordningen, samt principperne om god databehandlingsskik. Af den grund oplyser vi om, at når du melder dig ind i Rollespilsforeningen Vannadon, giver du samtykke til, at foreningen deler dataene fra indmeldelsesblanketten med rollespillernes Landsforening Bifrost, som Vannadon er medlem af. Hvis du er over 18 år, giver du ved indmeldelse i foreningen desuden samtykke til, at foreningen deler dine personoplysninger med Rigspolitiet i forbindelse med indhentning af børneattest.